Clubbuch

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Version 2 · Stand

Entwurf – rechtliche Prüfung ausstehend

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

  1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Nutzung von Clubbuch, einer Software zur Verwaltung von Vereinen (Web-App sowie Apps für Android und iOS), die über das Internet bereitgestellt wird. Anbieterin ist die Winhart GmbH, Wilhelm-Fink-Str. 2a, 94526 Metten, vertreten durch die Geschäftsführung (Stefan Winhart, Martina Winhart), eingetragen beim Amtsgericht Deggendorf, HRB 3527, USt-IdNr. DE281127810, E-Mail info@winhart.gmbh („Anbieterin“).
  2. Vertragspartner der Anbieterin ist der Verein, für den Clubbuch genutzt wird („Verein“). Als Verein im Sinne dieser AGB gelten eingetragene und nicht eingetragene Vereine sowie andere Zusammenschlüsse, die bei der Gründung in Clubbuch eine andere Rechtsform angeben (zum Beispiel eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts).
  3. Die Person, die den Verein in Clubbuch anlegt oder als erste Verwaltungsperson des Vereins eingeladen wird („Gründungsperson“), schließt den Vertrag im Namen des Vereins ab. Sie versichert, dazu berechtigt zu sein, zum Beispiel als Mitglied des Vorstands oder mit dessen Vollmacht. Ist sie es nicht, haftet sie nach den gesetzlichen Vorschriften (§ 179 BGB).
  4. Wählt die Gründungsperson als Rechtsform „Lose Gruppe“ (ein Zusammenschluss ohne eigene Rechtspersönlichkeit), schließt sie den Vertrag im eigenen Namen ab und ist selbst Vertragspartner; bei der Rechtsform „Einzelperson oder Firma“ ist die angegebene Person oder Firma Vertragspartner. Die Regeln für den Verein gelten dann für sie. Gründet sich später ein Verein, kann der Vertrag mit Zustimmung der Anbieterin auf ihn übergehen; die Anbieterin verweigert die Zustimmung nicht ohne sachlichen Grund.
  5. Clubbuch richtet sich an Vereine und andere Organisationen, nicht an Verbraucher. Schließt eine natürliche Person den Vertrag im eigenen Namen zu Zwecken ab, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zuzurechnen sind, bleiben ihre zwingenden Rechte als Verbraucherin oder Verbraucher unberührt [⚑ Widerrufsbelehrung und Kündigungsschaltfläche für diesen Fall rechtlich prüfen].
  6. Mitglieder, Eltern, Gäste und weitere Personen, die über eine Einladung des Vereins ein Konto erhalten, werden dadurch nicht Vertragspartner dieser AGB. Der Verein sorgt dafür, dass sie Clubbuch im Rahmen dieser AGB nutzen.
  7. Abweichende Bedingungen des Vereins gelten nur, wenn die Anbieterin ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt.

§ 2 Leistungen

  1. Clubbuch unterstützt die Verwaltung eines Vereins, insbesondere Mitglieder und Abteilungen, Beiträge, SEPA-Lastschriften und Mahnwesen, Buchhaltung als Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit Belegen, Steuerübersichten und DATEV-Export, Spenden und Zuwendungsbestätigungen, Auslagen und Übungsleiter-Vergütungen, Termine, Mannschaften und Anwesenheit, Nachrichten, Chat und Ablage, Veranstaltungen mit Helferplan, Tickets und Kiosk, Kurse, Inventar, Mitgliederversammlungen, Formulare und Termine für die Webseite des Vereins sowie den Import aus anderen Programmen. Maßgeblich ist der Funktionsumfang, den Clubbuch zum jeweiligen Zeitpunkt bietet; eine Beschreibung steht im Handbuch. Jeder Verein erhält den vollen Funktionsumfang; der Tarif (§ 3) richtet sich nach der Zahl der Mitglieder, nicht nach Funktionen.
  2. Einige Funktionen sind zusätzlich und nur auf Wunsch des Vereins zuschaltbar, zum Beispiel die Belegerkennung mit künstlicher Intelligenz (§ 8) und der digitale Mitgliedsausweis. Solange der Verein sie nicht einschaltet, werden die dafür nötigen Daten nicht an die beteiligten Dienstleister übermittelt.
  3. Die Anbieterin entwickelt Clubbuch weiter. Sie darf Funktionen ändern, ergänzen oder ersetzen, soweit das für den Verein zumutbar ist. Fallen wesentliche Funktionen weg, kündigt die Anbieterin das mindestens sechs Wochen vorher in Textform an; der Verein kann den Vertrag dann zum Zeitpunkt des Wegfalls kündigen und erhält ein im Voraus gezahltes Entgelt für die Zeit danach anteilig zurück.
  4. Clubbuch ist ein Hilfsmittel. Die Anbieterin leistet keine Steuer- oder Rechtsberatung. Hinweise der App zu Freigrenzen, Steuersätzen, Sphären, Fristen oder Mustertexten ersetzen keine Beratung. Der Verein bleibt verantwortlich insbesondere für
    • den Inhalt seiner Rechnungen, Mahnungen und Beitragsbescheide,
    • die Richtigkeit der Zuwendungsbestätigungen, die er ausstellt, und die Haftung dafür nach § 10b Abs. 4 EStG,
    • eine ordnungsgemäße Buchführung, seine Steuererklärungen und Meldungen,
    • die Einhaltung seiner Satzung, zum Beispiel bei Beiträgen, Einladungsfristen und Abstimmungen in der Mitgliederversammlung,
    • SEPA-Lastschriften: das Vorliegen gültiger Mandate, die Vorabankündigung und die Übergabe der Dateien an seine Bank.
  5. Die Datenübernahme aus einem anderen Programm mit Unterstützung der Anbieterin („Umzugs-Service“) ist eine gesonderte Leistung nach § 9.

§ 3 Testphase und Entgelt

  1. Testphase. Jeder neue Verein kann Clubbuch 90 Tage ab der Anlage des Vereins kostenlos und mit vollem Funktionsumfang nutzen („Testphase“). Für die Testphase ist kein Zahlungsmittel nötig. Die Anbieterin kann die Testphase im Einzelfall verlängern. Das Ende der Testphase sieht die Verwaltung des Vereins in Clubbuch (Einstellungen › Tarif und Abrechnung).
  2. Tarif. Nach der Testphase ist die Nutzung entgeltpflichtig. Das Entgelt richtet sich nach dem Tarif, den die Anbieterin dem Verein zuweist, und der Preisliste, die bei Vertragsschluss gilt. Die Preisliste nennt Jahrespreise, gestaffelt nach der Zahl der Mitglieder. Die Verwaltung des Vereins sieht ihren Tarif und den aktuellen Jahrespreis in Clubbuch (Einstellungen › Tarif und Abrechnung); die Preisliste ist außerdem [vom Anbieter zu ergänzen: Ort der Veröffentlichung, zum Beispiel Webseite von Clubbuch] einsehbar.
  3. Mitgliederzahl. Für die Stufe zählen die Mitgliedschaften mit dem Status aktiv oder passiv, die am Tag der Rechnung nicht beendet sind; Gäste, Eltern-Zugänge und ausgetretene Mitglieder zählen nicht. Ändert sich die Zahl im laufenden Abrechnungsjahr, ändert sich das Entgelt erst mit der nächsten Rechnung; eine Nachberechnung oder Erstattung im laufenden Jahr erfolgt nicht.
  4. Rechnung und Zahlung. Die Anbieterin stellt das Entgelt jährlich im Voraus in Rechnung, erstmals zum Ende der Testphase, danach jeweils zu Beginn des nächsten Abrechnungsjahres. Die Rechnung kommt per E-Mail an die Verwaltung des Vereins. Sie ist innerhalb von [vom Anbieter zu ergänzen: Zahlungsziel, zum Beispiel 14 Tagen] nach Zugang ohne Abzug zu zahlen.
  5. Preise. Alle Preise sind Bruttopreise und enthalten die gesetzliche Umsatzsteuer.
  6. Keine automatische Sperre. Nach dem Ende der Testphase und bei offenen Rechnungen sperrt Clubbuch den Zugang nicht automatisch; der Verein kann seine Daten, insbesondere Buchungen und Belege, weiter einsehen und herunterladen. Die Verwaltung sieht rechtzeitig vor dem Ende der Testphase und bei Fälligkeit einen Hinweis. Die Anbieterin mahnt offene Rechnungen in Textform. Bleibt eine Rechnung trotz Mahnung mehr als [vom Anbieter zu ergänzen: Frist, zum Beispiel 30 Tage] nach Fälligkeit unbezahlt, kann die Anbieterin den Vertrag nach § 12 Abs. 4 kündigen [⚑ Folgen des Zahlungsverzugs, Verzugszinsen und Kündigung rechtlich prüfen].
  7. Zusatzleistungen. Leistungen, die nicht im Tarif enthalten sind (zum Beispiel ein bezahltes Paket des Umzugs-Service, § 9), berechnet die Anbieterin nach gesonderter Vereinbarung oder nach der Preisliste, die bei der Beauftragung gilt.
  8. Preisänderungen. Die Anbieterin kann die Preisliste mit Wirkung für ein künftiges Abrechnungsjahr ändern. Sie teilt eine Erhöhung mindestens sechs Wochen vor Beginn dieses Abrechnungsjahres in Textform mit. Der Verein kann den Vertrag dann zum Beginn dieses Abrechnungsjahres kündigen; darauf weist die Anbieterin in der Mitteilung hin [⚑ Preisanpassungsklausel rechtlich prüfen].

§ 4 Vertragsschluss und Freischaltung

  1. Der Verein wird entweder über die Registrierung in Clubbuch oder durch die Anbieterin angelegt, die dann die Gründungsperson einlädt. Bei der Registrierung gibt die Gründungsperson die Angaben zum Verein an und nimmt diese AGB und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung an.
  2. Der Vertrag kommt zustande, wenn die Anbieterin den Verein freischaltet, bei einem von der Anbieterin angelegten Verein mit der Annahme der Einladung durch die Gründungsperson. Bis zur Freischaltung lassen sich Einladungen, Rechnungen und die Anbindung der Webseite noch nicht nutzen. Einen Anspruch auf Freischaltung gibt es nicht.
  3. Der Verein macht wahre Angaben, insbesondere zu Name, Rechtsform und Anschrift, und hält sie aktuell (Einstellungen › Verein).
  4. Die Anbieterin speichert, wer diese AGB und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung in welcher Version und wann angenommen hat. Die Verwaltung des Vereins kann das in den Einstellungen einsehen.

§ 5 Verfügbarkeit

  1. Die Anbieterin bemüht sich um einen störungsfreien Betrieb, sagt aber keine bestimmte Verfügbarkeit zu [⚑ ob für den entgeltlichen Betrieb eine Verfügbarkeit zugesagt werden soll, vom Anbieter zu entscheiden].
  2. Wartungsarbeiten kündigt die Anbieterin nach Möglichkeit vorher an und legt sie in nutzungsarme Zeiten. Bei Störungen, Angriffen oder Sicherheitslücken darf sie Clubbuch ganz oder teilweise vorübergehend abschalten, soweit das zum Schutz der Daten oder des Betriebs erforderlich ist.
  3. Die Zustellung von E-Mails und Push-Benachrichtigungen hängt auch von Dritten ab (Mailserver, Gerätehersteller). Eine Zustellung kann die Anbieterin nicht zusagen. Wichtige Fristen (zum Beispiel Einladungen zur Mitgliederversammlung oder Vorabankündigungen von Lastschriften) wahrt der Verein in der Form, die seine Satzung oder das Gesetz vorschreibt.

§ 6 Pflichten des Vereins

  1. Der Verein vergibt Rollen und Berechtigungen mit Sorgfalt und bestimmt mindestens eine Person, die den Verein in Clubbuch verwaltet. Zugangsdaten sind geheim zu halten. Besteht der Verdacht eines Missbrauchs, informiert der Verein unverzüglich die Anbieterin.
  2. Der Verein stellt nur Inhalte ein, die er einstellen darf. Er verletzt keine Rechte Dritter und keine Gesetze.
  3. Der Verein lädt nur Personen ein, die einen Bezug zum Verein haben. Nachrichten, Einladungen und die Formulare auf seiner Webseite nutzt er nicht für Werbung oder unerwünschte Nachrichten. Für die Webseite, in die er Formulare oder Termine von Clubbuch einbindet, sorgt er selbst für Impressum und Datenschutzerklärung.
  4. Der Verein greift Clubbuch nicht an, umgeht keine Schutzmaßnahmen und fragt die App nicht automatisiert in einem Umfang ab, der den Betrieb beeinträchtigt.
  5. Für die personenbezogenen Daten seiner Mitglieder und der übrigen Betroffenen ist der Verein datenschutzrechtlich verantwortlich. Die Anbieterin verarbeitet sie in seinem Auftrag nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Der Verein informiert seine Mitglieder und die übrigen Betroffenen über die Verarbeitung, sorgt für eine Rechtsgrundlage und holt Einwilligungen ein, wo sie nötig sind (zum Beispiel für Fotos oder für Gesundheitsangaben).
  6. Unterlagen, die er aufbewahren muss, insbesondere Buchungen, Belege, Rechnungen, Doppel der Zuwendungsbestätigungen und SEPA-Dateien, sichert der Verein zusätzlich selbst, zum Beispiel über die Exporte von Clubbuch (DATEV-Export, Prüfpaket, PDF-Dateien).

§ 7 Nutzungsrechte und Daten des Vereins

  1. Die Anbieterin räumt dem Verein für die Dauer des Vertrags das einfache, nicht übertragbare Recht ein, Clubbuch bestimmungsgemäß zu nutzen und seinen Mitgliedern Zugang zu geben.
  2. Die Daten, die der Verein und seine Mitglieder einstellen, bleiben Daten des Vereins. Die Anbieterin nutzt sie nur, um den Vertrag zu erfüllen, und nur nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Sie nutzt sie nicht für Werbung, gibt sie nicht zu Werbezwecken weiter und nutzt sie nicht, um künstliche Intelligenz zu trainieren.

§ 8 Belegerkennung mit künstlicher Intelligenz

  1. Die Belegerkennung liest aus einem hochgeladenen Eingangsbeleg Vorschläge für Datum, Betrag, Steuersatz und Kontierung. Sie ist für jeden Verein ausgeschaltet, bis die Verwaltung sie in den Einstellungen der Buchhaltung einschaltet, und steht nur zur Verfügung, wenn die Anbieterin sie für den Betrieb freigegeben hat.
  2. Ist sie eingeschaltet, übermittelt Clubbuch die Belegdatei und die Liste der Ausgabekonten und Abteilungen des Vereins an den in Anlage 2 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung genannten Dienstleister. Die Anbieterin begrenzt die Zahl der Erkennungen je Verein und Monat; die Grenze sieht die Verwaltung in Clubbuch.
  3. Die Ergebnisse sind Vorschläge. Gebucht wird nur, was eine berechtigte Person des Vereins geprüft und bestätigt hat. Für die Richtigkeit der Vorschläge übernimmt die Anbieterin keine Gewähr.

§ 9 Umzugs-Service

  1. Den Import aus einem anderen Programm führt der Verein selbst mit dem Assistenten von Clubbuch durch („Selbst importieren“; ohne zusätzliches Entgelt). Daneben bietet die Anbieterin Pakete an, bei denen sie die Datenübernahme prüft oder vorbereitet. Umfang und Preis eines Pakets ergeben sich aus der Beschreibung in Clubbuch und der Preisliste bei der Beauftragung.
  2. Für ein Paket lädt der Verein die Dateien aus seinem bisherigen Programm in einen Auftrag hoch und willigt für diesen Auftrag in die Einsicht der Anbieterin ein. Die Anbieterin sieht nur die Dateien dieses Auftrags und die Import-Entwürfe des Vereins, je Übernahme des Auftrags höchstens 30 Tage und nur, solange der Auftrag bei ihr in Bearbeitung ist [⚑ erneute Übernahme ohne neue Einwilligung, siehe § 5 Abs. 2 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung]. Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
  3. Die Anbieterin bereitet den Import vor; ausführen, prüfen und gegebenenfalls zurücknehmen kann ihn nur der Verein. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten aus dem bisherigen Programm ist der Verein verantwortlich.
  4. Nach dem Abschluss des Auftrags werden die hochgeladenen Dateien gelöscht; der Verein sieht im Auftrag einen Löschnachweis.

§ 10 Sperrung

  1. Verstößt der Verein oder eine Person seines Vereins erheblich gegen diese AGB oder gefährdet sie die Sicherheit von Clubbuch, darf die Anbieterin den Zugang der betroffenen Person oder des Vereins vorübergehend sperren.
  2. Die Anbieterin wählt die mildeste wirksame Maßnahme, informiert den Verein unverzüglich und hebt die Sperre auf, sobald der Grund entfallen ist. Auch während einer Sperre kann der Verein auf Anfrage einen Export seiner Daten erhalten.

§ 11 Haftung

  1. Die Anbieterin haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer übernommenen Garantie.
  2. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet die Anbieterin nur bei der Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Verein regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist dann auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt [⚑ ob zusätzlich eine Höchstgrenze, zum Beispiel das Entgelt eines Abrechnungsjahres, vereinbart werden soll, rechtlich prüfen].
  3. Für den Verlust von Daten haftet die Anbieterin bei leichter Fahrlässigkeit nur in Höhe des Aufwands, der zur Wiederherstellung aus den Sicherungen (Anlage 1 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung) und den Exporten des Vereins (§ 6 Abs. 6) nötig ist.
  4. Die Anbieterin haftet nicht für Schäden, die daraus entstehen, dass der Verein Vorschläge, Hinweise oder Mustertexte von Clubbuch übernimmt, ohne sie zu prüfen (§ 2 Abs. 4, § 8 Abs. 3), es sei denn, Abs. 1 greift.
  5. Für Schäden aus der Verletzung des Datenschutzes gilt ergänzend der Vertrag zur Auftragsverarbeitung; Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.
  6. Diese Beschränkungen gelten auch für die persönliche Haftung der Mitarbeitenden, Vertreter und Erfüllungsgehilfen der Anbieterin.

§ 12 Laufzeit und Kündigung

  1. Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Das Abrechnungsjahr beginnt mit dem Tag nach dem Ende der Testphase und läuft jeweils zwölf Monate.
  2. Während der Testphase kann der Verein den Vertrag jederzeit ohne Frist in Textform kündigen, zum Beispiel per E-Mail an die Anbieterin.
  3. Nach der Testphase kann der Verein den Vertrag mit einer Frist von [vom Anbieter zu ergänzen: Frist, zum Beispiel einem Monat] zum Ende des Abrechnungsjahres in Textform kündigen. Ein im Voraus gezahltes Entgelt für das laufende Abrechnungsjahr wird bei einer ordentlichen Kündigung nicht erstattet [⚑ Kündigungsfristen und Erstattung rechtlich prüfen].
  4. Die Anbieterin kann den Vertrag mit einer Frist von [vom Anbieter zu ergänzen: Frist, zum Beispiel drei Monaten] zum Ende des Abrechnungsjahres, während der Testphase mit einer Frist von vier Wochen in Textform kündigen. Bei Zahlungsverzug nach § 3 Abs. 6 kann sie mit einer Frist von vier Wochen kündigen.
  5. Das Recht beider Parteien zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für die Anbieterin liegt insbesondere vor, wenn der Verein trotz Abmahnung erheblich gegen § 6 verstößt.

§ 13 Daten nach Vertragsende

  1. Bis zum Vertragsende kann der Verein seine Daten in Clubbuch einsehen und herunterladen, soweit die App dafür Funktionen bietet (zum Beispiel CSV-Exporte, DATEV-Export, das Prüfpaket der Buchhaltung, PDF-Dateien, die Datenauskunft der einzelnen Personen). Auf Anfrage in Textform stellt die Anbieterin bis 30 Tage nach Vertragsende einen Export der Daten des Vereins in einem gängigen Format bereit.
  2. Danach löscht die Anbieterin die Daten des Vereins spätestens 60 Tage nach Vertragsende nach den Regeln des Vertrags zur Auftragsverarbeitung.
  3. Ausgenommen sind Daten, die nach dem Festschreiben nicht mehr verändert oder gelöscht werden können und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, insbesondere gebuchte Buchungen und ihre Belege, gestellte Rechnungen und Stornos, Forderungen und Zahlungen der Beiträge, Zuwendungsbestätigungen samt Doppel, Abrechnungen von Vergütungen und SEPA-Dateien. Der Verein erhält vor der Löschung der übrigen Daten auf Anfrage einen Export dieser Daten. Die Anbieterin bewahrt sie bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (je nach Art 8 oder 10 Jahre) gesperrt auf, verarbeitet sie in dieser Zeit nur auf Weisung des Vereins oder wenn eine gesetzliche Pflicht es verlangt, und löscht sie danach [⚑ ob die Anbieterin diese Daten aufbewahren darf oder sie dem Verein übergeben und löschen muss, und ob das Entgelt kostet, rechtlich prüfen].
  4. Unabhängig davon bleibt der Verein für die Erfüllung seiner eigenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verantwortlich, zum Beispiel durch Aufbewahrung der Exporte.

§ 14 Änderungen dieser AGB

  1. Die Anbieterin kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn dafür ein sachlicher Grund besteht, zum Beispiel neue Funktionen, ein neuer Dienstleister oder eine geänderte Rechtslage. Für Preisänderungen gilt § 3 Abs. 8.
  2. Die Anbieterin teilt Änderungen mindestens sechs Wochen vor dem Inkrafttreten in Textform mit; in Clubbuch sieht die Verwaltung des Vereins einen Hinweis mit der neuen Version. Die Änderung gilt erst, wenn der Verein die neue Version annimmt.
  3. Nimmt der Verein die neue Version nicht an, gilt die bisherige Version weiter. Beide Parteien können den Vertrag dann nach § 12 kündigen.

§ 15 Schlussbestimmungen

  1. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Vertragspartner Verbraucher (§ 1 Abs. 5), bleiben zwingende Vorschriften des Staates seines gewöhnlichen Aufenthalts unberührt.
  2. Ist der Verein Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand der Sitz der Anbieterin [⚑ Gerichtsstand für eingetragene Vereine, die keine Kaufleute sind, rechtlich prüfen].
  3. Die Anbieterin ist nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.
  4. Erklärungen nach diesem Vertrag bedürfen der Textform, soweit nichts anderes bestimmt ist.
  5. Ist eine Bestimmung dieser AGB unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.