Datenschutz

1. Verantwortliche

Für Ihr Konto, die Anmeldung, Push-Benachrichtigungen, die Gründung eines Vereins, den Tarif und die Rechnungen an die Vereine sowie den Betrieb der Plattform ist verantwortlich:

Für die Daten innerhalb eines Vereins (zum Beispiel Mitglieder, Beiträge, Bankdaten, Buchhaltung, Termine und Nachrichten) ist der jeweilige Verein verantwortlich; ist beim Verein die Rechtsform „Lose Gruppe“ angegeben, die Person, die ihn in Clubbuch gegründet hat. Die Winhart GmbH verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiterin im Auftrag des Vereins (Art. 28 DSGVO, Vertrag zur Auftragsverarbeitung). Wie Ihr Verein Ihre Daten verwendet, erfahren Sie aus den Datenschutzhinweisen Ihres Vereins.

2. Welche Daten

• Konto: E-Mail-Adresse und Passwort (nur als Hash gespeichert).
• Profil: Name, Telefonnummer, Anschrift.
• Mitgliedsdaten des Vereins: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Mitgliedsnummer, Eintritt und Austritt, Abteilungen und Mannschaften, Ämter, Haushalte, Nachweise, Ehrungen, Einwilligungen und eigene Felder, die der Verein anlegt.
• Bank- und Beitragsdaten: IBAN, BIC, Kontoinhaber und SEPA-Mandate, Beiträge, Forderungen, Zahlungen und Mahnungen. Die IBAN erscheint in Listen nur gekürzt; Bankdaten sieht nur, wer im Verein das Recht dafür hat.
• Buchhaltung, Spenden und Erstattungen: Buchungen, Belege, Rechnungen, Spenden und Zuwendungsbestätigungen, Auslagen, Vergütungen von Übungsleitern und Ehrenamtlichen mit den Erklärungen zu Freibeträgen.
• Termine und Antworten: Zu- und Absagen mit einem freiwilligen Kommentar. Den Kommentar sehen nur die Leitung des Termins, die Person selbst und ihre Eltern. Erinnerungen an offene Antworten.
• Abwesenheiten: Zeitraum, Grund (Urlaub, krank, beruflich, sonstiges) und eine freiwillige Notiz. Der Grund „krank“ und die Notiz können Gesundheitsdaten sein, also eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Sie dienen der Planung von Trainings und Spielen. Grund und Notiz sehen nur die Person selbst und ihre Eltern, die Leitung sieht nur den Zeitraum. Abwesenheiten stehen nicht im Änderungsprotokoll.
• Anwesenheit bei Trainings, Spielen und anderen Terminen (da, entschuldigt, fehlt), erfasst von der Leitung.
• Kader und Aufstellung: Rückennummer, Position, Kapitän und „verletzt bis“. „Verletzt“ ist ein Gesundheitsdatum; es sehen nur die Leitung mit dem Recht für den Kader, die Person selbst und ihre Eltern. Diese Leitung sieht auch den Jahrgang und die Kontakte der Eltern (Name, Telefon), nie Anschriften oder Bankdaten.
• Fahrgemeinschaften: wer fährt, Plätze, Abfahrtsort und -zeit und wer mitfährt.
• Umfragen und Abstimmungen: die Stimmen. Bei einer anonymen Umfrage oder einer geheimen Abstimmung wird nur gespeichert, dass jemand abgestimmt hat, nie die Verbindung zur Antwort; Ergebnisse einer anonymen Umfrage gibt es erst ab drei Stimmen.
• Mannschaftskasse: Buchungen und Strafen mit dem Namen des Mitglieds. Namen bei fremden Strafen sieht nur die Kassenführung.
• Belegung und Vermietung: Anlagen, Hallenzeiten und Buchungen; bei einer Vermietung die Angaben des Kunden (Name oder Firma, Anschrift, Kontakt), Zeitraum, Preis, Kaution und der Mietvertrag.
• Spielpläne: die Adresse des Spielplans eines Verbandsportals. Sie kann einen persönlichen Schlüssel enthalten und wird nur gekürzt angezeigt.
• Eltern-Zugang: Eltern ohne eigene Mitgliedschaft mit Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und dem Kind, zu dem der Zugang gehört. Der Zugang endet mit dem Austritt des Kindes.
• Nachrichten, Chat und Dokumente der Ablage des Vereins.
• Veranstaltungen, Kurse und Ausleihen: Helferschichten und Arbeitsstunden, Tickets, Kursanmeldungen (auch von Gästen), Ausleihen und Schlüssel mit Quittung.
• Mitgliederversammlung: Teilnahme, Stimmrecht, Stimmen offener Abstimmungen, Protokoll und Beschlüsse. Das Protokoll nennt keine Namen der Teilnehmenden.
• Digitaler Mitgliedsausweis: Name, Mitgliedsnummer und ein Prüfcode. Wer den Ausweis prüft, sieht nur Verein, Vorname, den ersten Buchstaben des Nachnamens, Mitgliedsnummer und ob er gültig ist.
• Geräte-Kennungen für Push-Benachrichtigungen (Push-Token), solange Sie Push auf einem Gerät eingeschaltet haben.
• Gerätekalender: In der App auf dem iPhone können Sie erlauben, dass Clubbuch bei einem Termin die Einträge Ihres Gerätekalenders für diesen Tag anzeigt. Diese Einträge werden nur auf Ihrem Gerät angezeigt und weder übermittelt noch gespeichert.
• Technische Protokolle: Anmeldungen, Fehlercodes und ein Änderungsprotokoll der Vereinsdaten.
• Eingaben in den Formularen der Webseite eines Vereins (Aufnahme, Kursanmeldung, Spendenankündigung, Ticketreservierung), erst nach der Bestätigung der E-Mail-Adresse beim Verein.
• Tarif und Rechnungen an den Verein: Name und Anschrift des Vereins, Zahl der Mitglieder am Tag der Rechnung, Tarif, Testphase und Zahlungsstand. Namen von Mitgliedern gehören nicht dazu.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der App und ihrer Funktionen, Tarif und Rechnungen an die Vereine (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Gesetzliche Aufbewahrung unserer Rechnungen an die Vereine und der Nachweise des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Sicherheit des Betriebs und Fehlersuche (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Für die Daten im Verein bestimmt der Verein die Rechtsgrundlage, zum Beispiel die Mitgliedschaft nach der Satzung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder für Gesundheitsangaben die Einwilligung der Person oder ihrer Eltern (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) [⚑ Rechtsgrundlage für Gesundheitsangaben im Sportverein rechtlich prüfen].

Es gibt keine Werbung, kein Tracking und keine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken. Ihre Daten werden nicht verwendet, um künstliche Intelligenz zu trainieren.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein. Wer dabei Daten von uns erhält, tut das auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung; Apple Wallet erhält von uns keine Daten.

• Urlaubswerk GmbH (Wilhelm-Fink-Str. 2a, 94526 Metten, mit uns verbundenes Unternehmen): Bereitstellung des Servers und des Speichers für Sicherungen über die Hetzner Online GmbH (Standorte in Deutschland) und des E-Mail-Versands über die Zoho Corporation B.V. (Rechenzentrum in der EU).
• Supabase, Inc.: Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher, Region Frankfurt (eu-central-1). Ein Zugriff aus den USA ist über die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert.
• Google Firebase (Firebase Cloud Messaging): Zustellung von Push-Benachrichtigungen, ohne Beträge und ohne eingesetzte Werte. Dabei ist eine Übermittlung in die USA möglich; sie ist über das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln abgesichert.
• Google Places (Google Maps Platform, Places API), optional, nur wenn die Ortsuche eingeschaltet ist: Ortsuche beim Anlegen und Bearbeiten von Terminen. Nur Nutzer mit dem Recht „Termine verwalten“ können sie verwenden. Der Suchtext und die gewählte Orts-ID gehen von unserem Server (nicht von Ihrem Gerät, ohne Ihre IP-Adresse) an Google; Google liefert Adressbestandteile zurück. Suchtexte können Adressen von Veranstaltungsorten enthalten. Wir speichern bei Google nichts. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; sie ist über das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln abgesichert.
• Google Wallet, nur bei Ausstellung eines Passes: Legen Sie Ihren digitalen Mitgliedsausweis selbst in Google Wallet ab, gehen Vorname, Nachname, Mitgliedsnummer, Name des Vereins, Abteilungen und der Prüfcode des Ausweises an Google. Eine Übermittlung in die USA ist möglich [⚑ Garantie, EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln, und Rolle von Google bestätigen].
• Apple Wallet, nur bei Ausstellung eines Passes: Die Datei für Apple Wallet entsteht auf unserem Server und wird nur auf Ihr Gerät geladen, wenn Sie das wählen; wir übermitteln dabei keine Daten an Apple.
• Anthropic (Claude), optional, nur, wenn der Verein die Belegerkennung einschaltet: Erkennung von Eingangsbelegen mit künstlicher Intelligenz. Übermittelt werden die Belegdatei und die Ausgabekonten und Abteilungen des Vereins; der Beleg kann Namen enthalten, zum Beispiel einer Person, die eine Auslage einreicht. Dabei findet eine Übermittlung in die USA statt [⚑ Garantie, EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln, bestätigen].
• Sentry, optional, nur wenn die Fehlerberichte eingeschaltet sind: Fehlerberichte ohne Namen, Adressen und Links.

Spielpläne: Ist für eine Mannschaft die Adresse eines Spielplans gespeichert, ruft unser Server sie beim Verbandsportal ab (fussball.de, nuliga.de oder sis-handball.de). Dabei werden keine Daten von Personen übermittelt.

Umzugs-Service: Beauftragt ein Verein uns mit der Übernahme seiner Daten aus einem anderen Programm, sehen wir die Dateien dieses Auftrags und die Import-Entwürfe des Vereins nur mit seiner Einwilligung für genau diesen Auftrag, je Übernahme des Auftrags höchstens 30 Tage lang [⚑ erneute Übernahme ohne neue Einwilligung] und protokolliert. Den Import führt nur der Verein aus; nach dem Abschluss löschen wir die Dateien.

Dateien, die ein Verein aus Clubbuch erzeugt (zum Beispiel Lastschriftdateien für seine Bank oder den DATEV-Export für seine Steuerberatung), gibt der Verein selbst weiter.

5. Speicherdauer

• Konto- und Profildaten: bis zur Löschung des Kontos.
• Unsere Rechnungen an die Vereine: je nach Art 8 oder 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht, § 147 AO, § 257 HGB).
• Buchungen, Belege, Rechnungen, Zuwendungsbestätigungen und Abrechnungen eines Vereins: Diese Daten speichern wir im Auftrag des Vereins; er bewahrt sie nach seinen gesetzlichen Pflichten auf (je nach Art 8 oder 10 Jahre). Sie bleiben auch nach der Löschung eines Kontos beim Verein.
• Versandprotokoll der Benachrichtigungen: 1 Jahr.
• Protokolle geplanter Aufgaben: 14 Tage.
• Nie bestätigte Konten: 30 Tage.
• Entfernte Dokumente: 90 Tage.
• Unbestätigte Aufnahmeanträge: 7 Tage; abgelehnte Aufnahmeanträge: 6 Monate.
• Kontaktdaten von Kursgästen: 6 Monate nach dem Ende des Kurses.
• Name und Notiz bei Ausleihen an Personen, die nicht Mitglied sind: 24 Monate.
• Dateien des Umzugs-Service: bis zum Abschluss des Auftrags, ein Auftrag ohne Bewegung endet nach 60 Tagen; danach bleibt nur ein Löschnachweis ohne Namen.
• Sicherungen der Datenbank: 7 Tage. Sobald die zusätzliche verschlüsselte Sicherung eingerichtet ist: wöchentliche Stände 8 Wochen, monatliche 12 Monate, jährliche 10 Jahre (wegen der Aufbewahrungspflicht).

6. Ihre Rechte

• Auskunft und Datenübertragbarkeit: unter „Meine Daten und Konto“ laden Sie alle Angaben zu Ihnen als Datei herunter.
• Berichtigung: in Ihrem Profil oder über einen Änderungsantrag an Ihren Verein.
• Löschung: unter „Meine Daten und Konto“, Einzelheiten unter Konto löschen.
• Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch.
• Widerruf einer Einwilligung, die Sie Ihrem Verein erteilt haben, in der App auf der Seite Ihrer Mitgliedschaft.
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, zum Beispiel beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht.

Rechte zu den Daten in Ihrem Verein richten Sie an Ihren Verein; erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie weiter.

7. Cookies

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies für Ihre Anmeldung (Sitzung). Es gibt keine Analyse- oder Werbe-Cookies.

8. Verein gründen

Wenn Sie über die Registrierung einen neuen Verein anlegen, ist bis zur Anlage des Vereins die Winhart GmbH (Wilhelm-Fink-Str. 2a, 94526 Metten) verantwortlich. Mit der Gründung schließen Sie im Namen des Vereins mit ihr einen Vertrag über die Nutzung von Clubbuch.

• Daten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Name des Vereins sowie Rechtsform und Anschrift des Vereins. Die IP-Adresse wird nicht im Klartext gespeichert, sondern nur als nicht umkehrbarer Prüfwert (HMAC) für die Bremse gegen Missbrauch.
• Zwecke: den Verein anlegen, Missbrauch (Massenanmeldungen) verhindern und den Vertragsschluss nachweisen. Neue Vereine werden vom Betreiber geprüft, bevor Einladungen, Rechnungen und die Anbindung der Webseite freigeschaltet werden; dabei sieht der Betreiber die Angaben zum Verein.
• Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch).
• Speicherdauer: der Bestätigungslink gilt 24 Stunden. Die Gründungsanfrage selbst wird nach 7 Tagen gelöscht (danach stehen die Angaben nur noch in Ihrem Verein), die Prüfwerte der Missbrauchsbremse nach 1 Tag. Ein abgelehnter Verein wird nach 30 Tagen bereinigt.
• Die Annahme von AGB und AV-Vertrag wird mit Version und Zeitpunkt gespeichert, solange der Vertrag besteht, und danach so lange, wie gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen.

9. Kontakt

Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an info@clubbuch.de.